Üblicherweise erhalten Immobilienbesitzer ihre Rechnung von den Stadtwerken Essen für den Haus- und Wohnungsleerstandsstrom per Post, ausgedruckt auf Papier. Diese Rechnungen müssen von der Buchhaltung geöffnet, erfasst, zugeordnet, geprüft, freigegeben, gebucht, bezahlt und schließlich archiviert werden. Viele Daten müssen dafür vom Papier ins eigene Rechnungssystem übertragen werden. Bei großen Wohnungsunternehmen mit Tausenden Wohn- und Gewerbeeinheiten ist der Aufwand dafür enorm – bisher.

Elektronische Schnittstelle
„Mit dem Digitalen Rechnungsservice der Stadtwerke Essen fällt in Wohnungsunternehmen nur noch die Prüfung der Rechnungen an“, erklärt Holger Sparka, Leiter Vertrieb und Energiedienstleistungen. „Alles Weitere, wie Zählernummer, Verbrauch, Rechnungsbetrag sowie Kontakt- und Kontodaten, wird elektronisch über eine Schnittstelle zum System der Stadtwerke zur Verfügung gestellt.“

Offene Lösung
Einbeziehen lassen sich auch spezifische Kennzahlen, Kundenschlüssel oder Identifikationsnummern, die den Stadtwerken zuvor mitgeteilt wurden und anhand derer die Rechnungen auch vorsortiert werden können. „Unsere Lösung ist offen und mit anderen Anbietern kompatibel“, betont Sparka.

Transparente Nebenkostenabrechnung
Der Digitale Rechnungsservice verringert die Bearbeitungszeit der Rechnungen erheblich. Durch den elektronischen Versand werden zudem Übertragungsfehler vom Papier ins digitale System ausgeschlossen. Holger Sparka erläutert: „Nichts muss mehr abgetippt werden. Und auch später steht die Rechnung im elektronischen Archiv blitzschnell zur Verfügung.“ Mieter, die Nachfragen zur Nebenkostenabrechnung haben, können somit schnell und transparent entsprechende Nachweise erhalten.

Umgesetzte EU-Richtlinie
Mit ihrem Digitalen Rechnungsservice ermöglichen die Stadtwerke Essen bereits jetzt Immobilienunternehmen, die EU-Richtlinie 2014/55/EU umzusetzen. Diese fördert den eletronischen Rechnungsaustausch (E-Invoice) und fließt bis Ende 2018 in nationales Recht ein. Künftig werden demnach bei öffentlichen Ausschreibungen nur Unternehmen berücksichtigt, die eletronische Rechnungen annehmen. Kommunale Unternehmen müssen dazu ebenfalls in der Lage sein. Holger Sparka: „Unabhängig vom gesetzlichen Druck ist die höhere Kosteneffizienz das beste Argument für den Digitalen Rechnungsservice.“

Ihr Ansprechpartner
Holger Sparka
Tel.: 0201 800-1410
E-Mail: holger.sparka@stadtwerke-essen.de